Cum să organizați în mod eficient spațiul de lucru
Alexandra Savina
Majoritatea zilelor petrecute la serviciu, fie birou sau birou de acasă. Cu toate acestea, adesea sacrificăm confortul nostru și, rareori, ne gândim la modul în care ne afectează spațiul din jurul nostru. Dacă vi se pare că nu aveți timp și sunteți împovărați într-o grămadă de îndatoriri, este posibil ca problema să fie într-un coș de lucrări neasamblat pe masă, unde este imposibil să găsiți ceva. Împărtășim sfaturi care vă vor ajuta să vă organizați mai bine locul de muncă pentru a lucra mai productiv.
Scapă de exces
Înainte de a începe să reorganizați locul de muncă, trebuie să aruncați toate inutile. Chiar dacă lucrați mai productiv la o masă necurată, scăparea a ceea ce nu aduce nici un bine nu va face rău. Acest lucru se aplică tuturor: documentelor de lucru, articolelor de papetărie și altor lucruri - încercați să faceți minimul necesar. Aruncați în sânge rece ceea ce nu vă ajută în munca dvs.: câteva lucruri memorabile și o fotografie preferată într-un cadru nu vor interfera, dar dacă sunt mult mai mari, ele pot lua o parte gravă din suprafața de lucru.
Curățați de primăvară la fiecare câteva luni și păstrați-l curat regulat. Alegeți cel mai convenabil program pentru dvs. (de exemplu, 15 minute la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare sau o oră vineri) și păstrați-l - va fi mai ușor să mențineți ordinea, iar documentele și documentele nu se vor acumula pe masă. Și pentru a scăpa de inutile a fost mai ușor, păstrați întotdeauna un coș de gunoi lângă masă. În plus, la sfârșitul zilei este util să ștergeți masa cu o cârpă antibacteriană.
Se ocupă cu documente și documente
Să fim cinstiți: hârtia - principala sursă de gunoi de pe desktop. Și, deși lucrăm cu ei tot mai puțin, nu există atât de multe companii care au trecut complet de managementul documentelor electronice așa cum ar fi putut fi. Pentru a face față fluxului a fost mai ușor, pe masă puteți avea două tăvi sau două dosare - în funcție de numărul de documente pe care trebuie să le rezolvați. În primul rând, trebuie să adăugați totul nou: aplicații pentru semnătură, litere nedeschise și altele asemenea. În al doilea rând, trebuie să trimiteți documentele pe care le-ați uitat și care trebuie rezolvate ulterior - deci nimic nu va rămâne fără atenție.
Pentru documentele pe care nu trebuie să le rezolvi chiar acum, dar pe care totuși trebuie să le purtați cu dvs., este mai bine să aveți un anumit sistem de stocare. Nu trebuie să fie foldere familiare: dacă nu aveți prea mult spațiu pe masă, puteți încerca să suspendați pe perete tăvile speciale (de exemplu, pentru a stoca ziare). Notele mici, notele și memento-urile în loc de un corkboard plictisitor pot fi atârnate pe o rețea specială. Documentele deosebit de importante pot fi scanate și stocate pe o copie de pe computer.
Luați în considerare sistemul de comenzi rapide și de gunoi - poate că va fi suficient pentru dvs. să pur și simplu să semnați dosare, sau poate că ar fi util să le marcați cu culori pentru a găsi ceea ce aveți nevoie mai repede. Când pliați documentele, întrebați-vă dacă aveți cu adevărat nevoie de ele și dacă le veți contacta în viitor - cele mai multe dintre ceea ce stocăm "doar în caz" nu vom folosi niciodată. Încercați să nu porniți directorul "Altele" sau "Diverse" - cel mai probabil, în timp, veți uita exact ce este acolo.
Încercați să introduceți principiul "Hârtie - acțiune". Nu lăsați documentele și notele doar pe masă, considerați-le ca o acțiune pe care trebuie să o efectuați: de exemplu, cartea de vizită pe care este scris numărul de telefon este o ocazie pentru a face un nou contact pe telefonul smartphone sau pentru a face o notă în jurnalul de care aveți nevoie de cineva pentru a apela
Utilizați casete și alte instrumente de stocare.
După ce vă ocupați de documente, acordați atenție altor elemente de pe desktop. Cu orice dragoste alegeți papetărie, este mai bine să nu le păstrați tot timpul pe masă și să obțineți după cum este necesar - astfel încât va exista mai mult spațiu și mai puțin praf. Pentru lucruri mici, puteți utiliza, de exemplu, roller-coșuri pentru ouă. Într-o cutie separată sau container, merită să puneți ceea ce nu utilizați foarte des: de exemplu, un accident vascular cerebral, un calculator sau o bandă adezivă.
Boxele, folderele și containerele de depozitare sunt ieftine (pot fi găsite în aceeași pagină IKEA), dar vor ajuta la utilizarea spațiului de lucru mult mai eficient - atât în birou, cât și acasă. Alegeți cele durabile care vor dura mult timp - și nu uitați să vă gândiți la sistemul de etichete și așternut, ca în cazul hârtiilor.
Țineți firele în ordine
Pentru a face ca desktop-ul să pară mai curat, trebuie să ascundeți firele și cablurile prelungitoare: puteți cumpăra un container special sau puteți încerca să-l faceți singur - dintr-o cutie de încălțăminte. Dacă nu există mult spațiu și nu există loc pentru a ascunde firele, ar trebui să le legați cel puțin ușor, astfel încât să nu se amestece și să nu se confunde.
Sortați fișierele pe computer
Un alt punct important în organizarea spațiului de lucru este sortarea fișierelor de pe computer. Dacă nu ați făcut-o încă, renunțați la o oră sau două pentru a organiza documentele într-un mod nou: este înfricoșător să faceți mai departe, dar atunci vă veți mulțumi. La fel ca și în cazul lucrărilor obișnuite, sistematizarea și etichetele care vă sunt convenabile vă ajută foarte mult. Dacă de multe ori trebuie să lucrați cu diferite versiuni ale aceluiași document, este util să luați în considerare un sistem de numire care să fie ușor de înțeles pentru toți angajații care lucrează la această sarcină. În plus, numele fiecărei versiuni noi, puteți adăuga data și, dacă este necesar, timpul - va fi atât de ușor de înțeles când s-au făcut ultimele modificări și de a compara versiunile.
Dosarele pe care nu le aveți nevoie acum, dar care vor fi utile în viitor, puteți arhiva - astfel încât acestea vor fi mai ușor de navigat. O copie a celor mai valoroase documente ar trebui să fie stocată în serviciul cloud - doar pentru caz.
Asigurați spațiu suplimentar de stocare.
Acest sfat este necesar în primul rând pentru cei care lucrează acasă, nu numai cu documente, ci și cu materiale mai voluminoase: dacă lăsați documentele la masă pentru week-end în birou, nu este atât de înfricoșător, apoi acasă doriți ca spațiul să fie cât mai curat posibil. Nu toată lumea are un birou separat sau o zonă de lucru mare, dar în acest caz există o cale de ieșire. Puteți adăuga rafturi agățate deasupra mesei sau puteți aranja un spațiu de stocare suplimentar de dedesubt.
Împărțiți locul de muncă în zone
Aceasta este o tehnică utilă care vă va ajuta să vă îndepliniți mai eficient sarcinile diverse: să luați locul pentru a lucra la un computer și o zonă separată pentru sarcini care pot fi rezolvate fără ea - cu documente tipărite sau, de exemplu, brainstorming cu un notebook în mână. Chiar dacă aveți o masă mică, puteți încă să spațiați spațiul: este suficient, de exemplu, să vă deplasați pe cealaltă parte sau să stați pe o canapea comună.
Dacă lucrați acasă, este foarte important să alocați un spațiu separat pentru muncă (chiar dacă acesta face parte dintr-o masă de bucătărie sau dintr-o masă de pliere mică). Acest lucru este necesar în primul rând pentru a separa munca și viața personală (lucrul de la domiciliu poate fi dificil să treacă de la un mod la altul), dar poate fi util din punct de vedere practic. De exemplu, este util să aveți un calculator de lucru separat, la care copiii să nu se apropie și care să nu se rupă în cel mai neadecvat moment.
Păstrați lucrurile la îndemână
Credem că aplicați oricum acest principiu, dar va fi util să-l recitiți. Atunci când creați un birou de acasă, organizați spațiul și stabiliți unde va fi locul acesta sau acel lucru, porniți în primul rând din modul în care este structurat fluxul de lucru. Cele mai necesare lucruri ar trebui să fie mereu la îndemână, altfel să fiți ghidați de modul în care utilizați obiecte - de exemplu, păstrați hârtia în apropierea imprimantei și autocolante - în apropierea zonei în care de obicei lucrați cu documente sau citiți cărțile necesare pentru lucru.
Aveți grijă de lucrurile care vă fac să vă simțiți mai bine.
Gândindu-te la spațiul de lucru, nu uitați de confort - și în lucrurile mici. Este foarte important să alegeți un scaun confortabil, astfel încât să nu existe durere în spate și gât, să aveți grijă de iluminare suficientă (dacă este întunecată în birou, cumpărați o lampă de birou) și alte lucruri care pot face munca în birou mai bună - de exemplu, o pernă sub încheietură ajută la prevenirea apariției sindromului tunelului sau a picioarelor, care ușurează încărcarea pe spate și pe gât.
Nu mănâncă la birou
Deși acest sfat nu se referă la organizarea spațiului, ci la organizarea procesului de lucru, și se pare evident, acestea sunt adesea neglijate - dar în zadar. Când mănânci la biroul tău, poți mânca mai mult fără consimțământ (când suntem ocupați, nu ne acordăm atenție cât de mult mâncăm, chiar dacă nu ne flămând și deseori nu alegem gustările cele mai utile). În plus, o pauză de masă (chiar dacă este mică) va ajuta la distragerea de la afaceri și la întoarcerea la noi cu forțe noi.
Dacă nu puteți evita gustări la biroul dvs., alegeți alimente care nu se sfărâmă, nu se varsă sau se pătrunde (agitându-se de la tastatură sau supă pe un laptop care lucrează este o perspectivă tristă), încercați să fiți atenți și să nu deranjați pe ceilalți (un miros puternic de alimente fie neplăcut pentru colegi), curățați-vă după dvs. și asigurați-vă că ștergeți masa după cină.
poze: CB2, Blu Dot, IKEA, magazinul de design MoMA