Ultimul spurt: Cum să rezolvați rapid afacerile de muncă
alexander savina
Până la sfârșitul săptămânii (și până la sfârșitul anului) singura noastră dorință este să ne descurcăm rapid și să începem să ne odihnim. Există o mare varietate de cărți și manuale de gestionare a timpului - pentru a găsi ceea ce vă convine nu este dificil. Pentru cei care nu sunt încă pregătiți serios pentru a aborda problema, am adunat câteva sfaturi și trucuri care vă vor ajuta să vă ocupați mai repede de problemele de lucru și să vă faceți mai productivi.
Nu căutați multitasking
Simplul sfat pe care puțini îl au în realitate: pentru a face față unei sarcini repede și bine, este mai bine să o faceți singur și, dacă este posibil, să eliminați toate distragerile. Nu toată lumea se poate concentra în mod egal pe mai multe lucruri în același timp, mai ales dacă fiecare dintre ele necesită imersiune și atenție - din acest motiv, calitatea muncii suferă.
Să lucreze camere de chat, mesageri instantanee, e-mail - toate acestea sunt foarte distrag atenția. Gândiți-vă cum puteți scăpa de distragerea atenției - de exemplu, nu răspundeți imediat, imediat ce apare o notificare despre un mesaj nou, înregistrați sarcini terță parte care apar în timpul lucrului pentru a le rezolva mai târziu sau grupați sarcini similare și rezervați timpul în timpul zilei pentru a rezolva le. Acesta din urmă va permite mai puțină distragere a atenției - nu va trebui să reconstruiți de la un tip de sarcină la altul. Pentru a respecta acest principiu, va fi necesară disciplina și rezistența serioasă - dar rezultatul nu va dura mult.
Planificați-vă ziua de lucru
Lista de sarcini este o tehnică simplă care face munca mult mai ușoară: puteți estima cantitatea reală de sarcini și puteți stabili termene realiste pentru a le finaliza. Indiferent cât de mult ați dori să credeți în contrariul, dar toate sarcinile au grade diferite de importanță - deci, atunci când vă planificați munca, stabiliți priorități. Luați în considerare ce ora din zi sunteți cel mai productiv și încercați să rezolvați cele mai importante și dificile sarcini în acest moment. De exemplu, mulți oameni sunt mai obișnuiți să înceapă ziua cu verificarea corespondenței de serviciu, dar aceasta nu este întotdeauna cea mai bună soluție - dacă sunteți cel mai activ în dimineața, înainte să vă obosiți și să pierdeți atenția, este mai bine să părăsiți acest timp pentru cele mai dificile sau creative sarcini care necesită concentrare.
Ședințele pot despărți o zi, de exemplu, dacă sunt ținute la câteva ore după începerea zilei de lucru, pentru care nu aveți timp să finalizați cel puțin o activitate. Când vă planificați timpul, gândiți-vă dacă aveți timp să faceți ceva înainte și după întâlniri sau între ele - poate că este mai ușor să amânați întâlnirea pentru dimineață? În plus, munca este imprevizibilă și este posibil să aveți sarcini neprevăzute în orice moment. Prin urmare, este mai bine ca planul zilei să nu fie prea dens și să existe destul timp pentru surprize - conta pe 5-6 ore de muncă continuă.
Stabiliți termenele - și strângeți-le
Unul dintre motivele pentru care nu mai putem face față sarcinii mai repede - lipsa unui termen limită clar: munca necesită adesea tot timpul alocat pentru aceasta. Termenele limită pentru sarcini dificile sunt deosebit de importante: de cele mai multe ori scurtăm și ne pregătim să ne ocupăm de o sarcină dificilă, pentru că ne pare a fi imensă - un termen limită clar ajută la o mai mare înțelegere.
Începeți, încercați să reduceți lucrul la o sarcină pentru care de obicei petreceți câteva ore, timp de o jumătate de oră - poate că voi nu veți observa cum să faceți față cu totul mai repede decât de obicei. Adevărat, merită să fiți atent aici - stabiliți-vă termene realiste (nu încercați să faceți toată lucrul zilei în două ore) și nu vă aduceți dacă nu ați putea să gestionați sarcina în timpul alocat: nu lucrați în stres constant și fără panică.
Petreceți mai puțin timp cu sarcini nesemnificative.
Nu toate sarcinile de lucru sunt la fel de importante - deci nu merită să petreceți același timp pe ele. Simon Reynolds, un mentor de afaceri, sfătuiește să plece zece minute sau chiar mai puțin pentru sarcini mici: de cele mai multe ori nu necesită performanțe perfecte, astfel încât să le poți dona să facă mai multe sarcini importante. Potrivit lui Reynolds, se poate salva până la 90 de minute pe zi - principalul lucru este să încerci să reduci timpul pentru sarcini cu intenție de mai multe ori pe zi. În plus, una dintre cele mai bune modalități de a intra în ritm la începutul zilei de lucru este de a efectua un mic (acest lucru este important!) Și nu cea mai dificilă sarcină. Acest lucru este comparabil cu antrenamentul de dimineață: vă veți simți mai bine și veți putea să faceți alte lucruri.
O altă tehnică utilă - încercați să cheltuiți pentru luarea deciziilor doar un minut. De multe ori petrecem mult timp gândindu-ne la acest lucru, dar nu întotdeauna deciziile făcute devin mai bune. Dacă observați că de multe ori cunoașteți decizia corectă, dar faceți timp, încercați să vă stabiliți un termen de 60 de secunde.
Alegeți o schemă adecvată de management al timpului.
Există multe tehnici care vă ajută să deveniți mai productivi și să vă construiți mai bine ziua - cel mai important lucru este să vă găsiți propriul. Una dintre cele mai comune este "tehnica de tomate" (creatorul ei a folosit un cronometru sub forma unei tomate). Ea se bazează pe o logică simplă: avem nevoie de timp pentru a ne implica în muncă și pentru a o îndeplini eficient și pentru a ne odihni. "Tehnica tomatei" implică împărțirea muncii dumneavoastră în blocuri - "roșii".
Trebuie să setați un cronometru timp de 25 de minute (aceasta este o "roșie"), în timpul căreia veți fi implicați numai în muncă, fără a fi distras de nimic altceva. După ce se aude cronometrul, faceți o pauză de cinci minute și apoi începeți un nou bloc. După trei sau patru blocuri de 25 de minute, faceți o pauză mai lungă și odihniți timp de 15-30 de minute.
Nu trebuie să respectați cu strictețe aceste cifre: intervalele de timp pot fi oricare, principalul lucru nu este prea scurt - în caz contrar, nu veți avea timp să faceți o anumită muncă fără a fi distras. Această tehnică este foarte eficientă: pentru un bloc de timp în care nu faceți altceva decât să lucrați, puteți prinde mult mai mult. În plus, în "roșii" puteți măsura timpul petrecut pe o anumită sarcină - și este mai bine să vă planificați timpul.
Gândește-te la ce poți refuza
Este important să evaluați în mod adecvat și strict cantitatea muncii dvs. - atunci se va dovedi a fi mai rapidă. Antrenorul Mark McCartney sfătuiește cu sânge rece să renunțe la toate lucrurile inutile: evaluați care dintre sarcinile dvs. sunt cele mai importante și importante și pe care le puteți pleca în siguranță (bine sau încercați să le delegați). Potrivit lui McCartney, de cele mai multe ori suntem de acord să facem ceva pe mașină, să nu ne gândim la motivul pentru care această sarcină contează și dacă este chiar atât de importantă.
Abordarea critică vă ajută să vă ușurați viața și să acordați prioritate. În practică, această recomandare se referă în primul rând la e-mail - gândiți-vă cum puteți optimiza procesul (de exemplu, utilizați șabloane sau răspunsuri automate pentru e-mailuri care nu necesită un răspuns atent) și dacă toate mesajele merită sau nu să răspundă.
Luați pauze
Știți deja acest lucru: o persoană obosită nu poate funcționa eficient. Adesea, pentru a face mai mult, ne străduim să lucrăm mai mult și fără pauze, deși merită să facem exact contrariul. Oricine a abandonat obiceiul studentului de a dormi câteva ore pe zi, știe din experiență că, dacă dormi suficient și ai o odihnă bună de lucru în seara, vei deveni mult mai productiv și vei putea să faci mult mai mult decât dacă ai ajuns să muncești pe jumătate adormit. De asemenea, întrerupeți cât mai mult posibil. În același timp (și știți și acest lucru), pauza ar trebui să fie de înaltă calitate: nu ar trebui să vă lipiți în smartphone sau să începeți să faceți clic pe Facebook - este mai bine să vă îndepărtați de computer pentru o vreme și să vă distrageți de fluxul de informații.
Fii sincer cu tine însuți
Poate cel mai important sfat: numai tu poți să înțelegi exact ce îți împiedică productivitatea. Adesea, avem mai puțin timp datorită obiceiurilor stabilite - și aici trebuie să recunoaștem cu sinceritate că merită schimbat. Când veniți la lucru, petreceți douăzeci de minute implicați în acest proces? Îți place să bei cafea cu un coleg după prânz? Trecerea constantă între sarcini și nu se poate concentra pe un singur lucru? Stai la mesageri? Știi ce să faci.