Listă de verificări: 8 semne că nu știți cum să alocați timp
alexander savina
Se pare că evaluează eficacitatea abilităților de gestionare a timpului foarte simplu: dacă aveți timp să faceți toată munca în perioada specificată sau sunteți capabili să accelerați într-o situație critică și să faceți sarcinile cât mai repede posibil, atunci totul este în ordine. Dar, uneori, problemele cu alocarea timpului nu sunt atât de evidente - de exemplu, dacă aveți timp pentru tot, dar din când în când simțiți că acționați la limita posibilităților. Înțelegem cum să înțelegem acest lucru și ce să facem.
1
Nu puteți estima durata acțiunii dvs.
Dacă observați că sunteți târziu târziu timp de cinci până la zece minute (să lucrați, să vă întâlniți cu prietenii și oriunde vă aflați), poate că problema este că nu înțelegeți cât de mult timp aveți diferite sarcini. Acest lucru se întâmplă - vă pare să fiți sigur că problema este simplă și numai la sfârșitul ei vă dați seama că veți avea nevoie de încă zece minute.
Vestea bună este că puteți face față acestei situații: dacă observați o înclinație de a planifica totul în același timp, pur și simplu puneți fiecare caz de două ori - sau cel puțin acele cincisprezece minute suplimentare. Mulți oameni folosesc această tehnică atunci când își planifică ziua de lucru: amintiți-vă că o forță majoră neprevăzută poate fi întotdeauna inclusă într-o listă armonioasă de sarcini.
2
Nu aveți un plan clar pentru această zi.
O listă de sarcini este unul dintre cele mai utile și mai eficiente instrumente de gestionare a timpului: datorită acesteia, puteți înțelege cu ușurință cât timp ați cheltuit pe sarcini și unde sistemul se blochează. Toate acestea, desigur, nu înseamnă că trebuie să conta pe zi până la minut - dar cel puțin să înțelegi lista de întrebări și să te gândești la ce și în ce ordine vei fi angajat este întotdeauna utilă.
Mulți în muncă și în afara ei sunt împiedicați de sentimentul că există prea multe probleme și nu este clar care dintre ele trebuie luat în primul rând. Jurnalul sau planul de afaceri vor rezolva această problemă și vor adăuga specificul zilei: lista articolelor se teme mult mai mult de haosul din cap.
3
Vă este frică să delegeți
"Dacă vrei să faci ceva bine, fă-o singur" - o idee populară, dar nu cea mai productivă: există întotdeauna riscul de a colecta atât de multe lucruri pe care pur și simplu nu le poți face față. Dacă sunteți obișnuiți să urmați procesul de la început până la sfârșit și nu sunteți gata să renunțați la control, dar acest lucru începe să interfereze cu productivitatea, luați în considerare dacă este timpul să delegați o parte din sarcini unei alte persoane.
Și dacă renunțați la întrebările de lucru, nu sunteți încă pregătiți, atunci este posibil să încredințați curățenia altcuiva și, în loc să gătiți după o zi plină de lucruri - să comandați alimente la domiciliu. Timpul liber poate fi folosit pentru odihnă - pentru a fi mai productiv a doua zi.
4
Nu acordați prioritate
Pentru a optimiza timpul, nu este suficient să înțelegeți ce trebuie să faceți într-o zi - trebuie, de asemenea, să evaluați ce este important să faceți acum și ce să așteptați. "Deseori, am amâna sarcini importante, cele care ne-au pus presiune - din cauza efortului mental pe care trebuie să-l punem pentru a ne concentra asupra lor", a spus antrenorul Kimberly Medlock.
Este mai ușor să răspundeți la o duzină de scrisori, deși nu necesită o reacție urgentă, decât să luați un raport amplu și important care trebuie prezentat cât mai curând posibil - deși este mai productiv să se acorde atenție celui de-al doilea. Dacă acest lucru este cazul dvs. - încercați să reevaluați prioritățile: indiferent cât de greu este să faceți cea mai mare parte a lucrării, cu siguranță vă veți fi recunoscători că ați făcut-o.
5
Încercați să faceți zece lucruri deodată.
Nu toți experții consideră multitaskingul o idee atât de bună. Și dacă este ușor să faci față cu două cazuri mecanice (de exemplu, ascultând un podcast și simultan), două acțiuni care necesită o atenție continuă (de exemplu, vizionarea unei serii TV și încercarea de a răspunde la e-mail în același timp) sunt mai greu de combinat - trecerea de la o sarcină la alta.
Contrar a ceea ce dictează logica, probabil că veți rezolva mai repede cazul, dacă îi acordați atenție numai lui. Puteți încerca celebra "tehnică de roșii": începeți un cronometru timp de douăzeci și cinci de minute și nu vă distrați de nimic în acest moment - când timpul este în sus, puteți lua o pauză de cinci minute.
Puteți încerca metode mai puțin stricte - de exemplu, pentru a aloca un anumit moment pentru o anumită sarcină (termenul limită vă face să lucrați mai repede - cel mai important este să nu suprasolicitați) sau doar să încercați să minimalizați stimulii externi. Începeți cu un e-mail: în loc să vă grăbiți să o verificați o dată la fiecare jumătate de oră, lăsați-vă deoparte câteva minute de două sau trei ori pe zi.
6
Nu vă relaxați
După anii studenților, mulți se vor confrunta cu o descoperire dificilă: nu dormiți toată noaptea și apoi, ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat, ei nu pot face afaceri. Probabil că ați observat că în zilele în care nu ați dormit suficient sau ați fost foarte obosit, veți fi distras mai des, iar lucrarea merge mult mai încet decât era posibil.
În astfel de cazuri, există întotdeauna un risc de a cădea într-o șosea periculoasă când vă dați seama că ați făcut foarte puțin în timpul zilei și ați terminat lucrurile târziu noaptea - astfel încât să nu vă simțiți suficient de somn a doua zi și să lucrați mai puțin decât ați putea. Dacă vă prindeți, știți că cel mai bun ajutor al productivității este un vis bun (nu uitați de igiena sa!).
7
Nu știi cum să spui nu
Prea multe sarcini sunt pur și simplu imposibil de realizat: încercarea de a face totul dintr-o dată, într-o anumită etapă, va trebui să sacrificați calitatea sau termenii. Există întotdeauna cei din jurul tău care solicită o favoare sau un serviciu, ți se pare că nu e nimic în neregulă cu o afacere mică - până când îți dai seama că numeroase cereri interferează cu propria ta, cu atât mai importantă pentru tine.
Este la fel de ușor să supraestimați câte sarcini puteți să faceți, precum și să faceți o greșeală cu timpul necesar pentru ei - și toate acestea, la rândul lor, pot duce la arsuri. De aceea este atât de important să învățați să spuneți "nu" la timp: este mai bine să refuzați imediat să faceți ceva decât să umpleți termenele, să faceți totul rău sau doar să vă epuizați.
8
Încercați să vă remodelați ritmul
Cele mai frecvente sfaturi care se pot auzi când vine vorba de productivitate sunt: "Ridică-te devreme și face mai mult dimineața" - așa se presupune că o fac Anna Wintour, Tim Cook și Richard Branson. Poate că te-ai inspirat prin exemplul lor, te ridici la ora cinci dimineața pentru a practica, pentru a te întâlni cu prietena ta la micul dejun și pentru a fi la masa de birou deja la nouă - dar în loc de veselie și dorință de a termina repede problemele, te simți copleșit și obosit.
Din păcate, nu există o rețetă universală pentru productivitate. Este posibil să vă faceți mai ușor să vă antrenați și să vă întâlniți cu prietenii nu la începutul dimineții, ci seara după lucru - iar vârful productivității dvs. nu este la nouă dimineața, ci la trei după-amiaza, după o pauză de prânz. În loc să încercați să deveniți un lark, ascultați corpul - așa că vă veți simți mult mai bine.
poze: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com